COSTAATT – Trinidad and Tobago

Los pagos en línea permiten que el ave fénix del Caribe vuelva a crecer

Nuevo enfoque tecnológico ayuda a universidad del Caribe a seguir transformando vidas.

El College of Science, Technology and Applied Arts of Trinidad and Tobago (COSTAATT) fue fundado con el objetivo de transformar las vidas de sus estudiantes y prepararlos para el empleo, futuros estudios, o ambos. Reconocido por aportar graduados expertos en tecnología, la institución se dio cuenta de que debía modernizar aspectos de su experiencia estudiantil para seguir cumpliendo su misión.

Gracias a socios regionales, la tecnología comercial líder de TouchNet y una estrategia progresiva de marketing, COSTAATT brinda una experiencia de pago de primer nivel, centrada en los estudiantes, que está a la par de su oferta y resultados académicos.

Cuando COSTAATT fue creado en octubre de 2000 por el Parlamento de Trinidad y Tobago, la preparación de estudiantes para carreras y estudios avanzados en ciencias, tecnología y artes aplicadas se encontraba entre sus principales objetivos.

Desde su fundación, la Universidad ha sido reconocida por su exitoso historial al aportar graduados excepcionalmente listos para el trabajo. Pero a medida que la Universidad fue superando sus propias soluciones de TI, se volvió más difícil brindar una experiencia para los estudiantes que estuviera a la par de los logros educativos de la institución.

La Dra. Camille Samuel, Vicepresidenta de Asuntos Estudiantiles, explicó que una tormenta perfecta de políticas institucionales, percepciones culturales y límites presupuestarios dejaron a COSTAATT con un antiguo sistema de TI que ya no estaba a la par de las expectativas de los estudiantes y también era difícil de mantener. La experiencia de los estudiantes debía mejorar para equiparar la reputación de excelencia académica de COSTAATT.

Al encontrarse en esta encrucijada, la institución optó por actualizar sus antiguos sistemas con una combinación de tecnología nueva, conocimiento experto en marketing y actualizaciones graduales que maximizaron sus recursos. Asociarse con TouchNet para pasar a un sistema avanzado de pagos en línea en 2018 jugó un papel fundamental en esta estrategia, que ha demostrado ser un gran éxito y se ha convertido en el pilar para una futura expansión.

Marcar el camino para una mejor experiencia estudiantil

Si bien la iniciativa para actualizar sistemas tradicionales tuvo un buen comienzo, la percepción y la participación de los estudiantes fueron algunos de los factores que el equipo de liderazgo debió enfrentar simultáneamente. Por ejemplo, debido a que el sistema de registro de los estudiantes y el pago de aranceles eran dos grandes áreas que los estudiantes deseaban modernizar, la adopción de un nuevo sistema y enfoque al comercio en el campus debía ser eminentemente tecnológico por necesidad. Para afianzar la nueva tecnología de manera exitosa en la Universidad, se debía prestar especial atención a cambiar las percepciones de los estudiantes y su desconfianza respecto de los sistemas de pagos en línea y las transacciones digitales.

Al ser una institución con fondos públicos, COSTAATT también contaba con un presupuesto limitado para nuevas soluciones que debían acomodarse a su necesidad de un sistema eficiente y una mejor experiencia para los estudiantes. A pesar de la urgente necesidad de actualizar sus sistemas, estaba claro que los ejecutivos de COSTAATT debían elegir con cuidado el camino a seguir. La actualización de los sistemas de TI no podía hacerse puramente desde un punto de vista tecnológico, sin referencia a requisitos clave de los usuarios, si la Universidad tenía pensado afianzar su relevancia para la población estudiantil del siglo XXI. Con el apoyo de la Presidenta Dra. Gillian Paul, la Dra. Samuel garantizó los fondos necesarios para el reposicionamiento estratégico de TI dentro del entorno universitario.

El poder mitigante de las asociaciones

TouchNet, con décadas de experiencia brindando soluciones a instituciones de educación superior, pudo identificar las dificultades de la Universidad. Gracias a la integración con el sistema de información estudiantil Banner de la compañia Ellucian y a una guía de soluciones diseñada estratégicamente, TouchNet implementó un sistema de pago en línea para la matrícula y otros costos académicos, al cual los estudiantes podían acceder desde cualquier computadora o dispositivo móvil. El sistema alivió de inmediato la presión sobre el personal universitario y mejoró la experiencia de los estudiantes, ya que los pagos se podían realizar en cualquier momento y desde cualquier lugar. Esta mejora no solo resolvió las largas colas en las cajas, sino que también mitigó los problemas de accesibilidad experimentados por las sedes ubicadas en áreas rurales del país.

Desarrollando confianza una transacción a la vez

Obviamente, las largas colas en el cajero durante el ciclo de registro no desaparecieron de la noche a la mañana. Una vez que el nuevo sistema estaba implementado, el equipo debía desarrollar la confianza de los estudiantes en la tecnología. Para garantizar la aceptación estudiantil, el equipo de TI de la Universidad y el personal de TouchNet estuvo disponible para guiar a los usuarios en la configuración de sus cuentas, pagos pendientes y otros procesos nuevos. Su supervisión y compromiso colectivo para responder de inmediato ayudó a asegurar una exitosa transición, adopción y confianza en el nuevo sistema.

Desde el lanzamiento de la infraestructura de pago en línea de COSTAATT para los estudiantes en septiembre de 2018, la tasa de uso del sistema ha crecido de forma constante ya que más estudiantes reconocen que es conveniente y seguro.

Como bien saben en COSTAATT, el verdadero cambio y la adopción duradera no se pueden acelerar, sino que resultan de un análisis deliberado del comportamiento, una atención constante a la opinión de aquellas partes interesadas y el aprendizaje afianzado en los sistemas de organización. La Dra. Samuel confirmó que los datos estadísticos del primer año de uso del sistema de pago serán combinados con los resultados de las encuestas de opinión de los estudiantes sobre el pago en línea, a fin de crear otra campaña de pago en línea para el nuevo año académico que comienza en agosto de 2019. Se espera que esta campaña refuerce el crecimiento continuo respecto de la adopción del sistema.

La Dra. Samuel y sus colegas se sienten motivados por su progreso. “Integrar el Payment Center de TouchNet para producir este nuevo entorno en línea fue un gran éxito para nosotros”, expresó Samuel. “Demostró no solo nuestra capacidad de excelencia y dedicación para mejorar la experiencia estudiantil en la Universidad, sino también nuestra capacidad para escuchar y prestar atención a los detalles que expresaban los estudiantes, y afrontar esos desafíos.”

Planificar con vistas al futuro

Luego de casi tres años de equilibrar prioridades, estirar fondos, nutrir asociaciones y desarrollar confianza en la nueva tecnología, la Dra. Samuel es totalmente optimista. Compara su Universidad con un fénix que reclama su lugar entre la élite tecnológica del país y dice que COSTAATT se siente confiado sobre su futuro.

El resurgimiento de la Universidad desde la modernización de su sistema de pago ha alentado a la dirección de la institución a implementar actualizaciones adicionales mediante las soluciones de TouchNet. “Desde el momento en que lanzamos la aplicación de pago en línea a través del Payment Center, el siguiente proyecto con el que empezamos a trabajar fue poder poner en funcionamiento total el módulo de cuentas por cobrar en Banner e integrarlo con la plataforma de pago de TouchNet”, manifestó la Dra. Samuel. “El Consejo Administrativo está analizando este proyecto con gran expectativa”.

Gracias al impulso creado, la Universidad ha completado un 95 % de la actualización de su procesamiento acumulado, lo que significa que otra área importante de registro estará modernizada y actualizada. Este es también otro logro distintivo para apoyar a los estudiantes. Los estudiantes podrán hacer un seguimiento de su deuda y de los pagos hechos a la Universidad de forma inmediata a través de sus teléfonos o computadores portátiles. Luego de que el proyecto haya sido completado, aquellos que solicitan apoyo del Gobierno para su matrícula (aa través del sistema GATE, Government Assistance for Tuition Grant [asistencia gubernamental para gastos de matrícula]) podrán ver y rastrear el estado de su solicitud de financiamiento en tiempo real, en un solo lugar.

A medida que la Dra. Samuel contempla los planes de COSTAATT para el futuro cercano, su entusiasmo aumenta. Para la carrera anual de 5K de COSTAATT, el evento público más grande la Universidad, planificado junto con el Día de la Madre del 2019, la solución de pagos TouchNet Marketplace recién instalada brindó una oportunidad para que la universidad llegara a nuevas audiencias. De las 476 personas que completaron el proceso de registro, casi el 50 % de los participantes registrados para la carrera (236) escogieron procesar su pago a través de la plataforma de pago en línea de TouchNet, con una tasa de adopción de usuarios por primera vez del 49 %. El evento de 5K constituyó una oportunidad de probar la tienda virtual, con 28 pedidos completados de mercadería.

COSTAATT ha prometido continuar impulsando la adopción cada vez mayor de estos nuevos servicios y funciones tecnológicos. Asimismo, debido a que el horario de la carrera de 5K ha sido movido a una tarde de sábado, un horario más apto para las familias, a fin de atraer una mayor cantidad de participantes de la comunidad, el sistema de pago en línea ahora hará más sencillo que los miembros del público puedan participar en el evento.

Según la Dra. Samuel, “Hacer que el público general, personas que no están afiliadas con la Universidad, interactúen con el mecanismo de pago en línea es un buen augurio, ya que estas personas se acostumbrarán al mecanismo central que la Universidad planea usar para promover otros productos y servicios”. Se considera un paso importante en los esfuerzos de la Universidad para mantener su lugar tecnológico principal. A juzgar por sus sólidas asociaciones y éxitos logrados hasta ahora, el fénix de COSTAATT, impulsado por la tecnología, llegó para quedarse.